政府机关的许多单位和部门主要通过打印、复印、扫描、传真输入或输出，如果数据资料管理手段不完善，就可能引发输出、存储、调用等风险，带来严重的信息泄漏。加之有大量报告文件需要归档，纯手工操作不仅浪费时间，还容易出现错漏。所以，对于安全性以及效率提升有着非常高的要求。

通过钰和图文解决方案，对报告文件扫描后通过OCR辨识自动命名后存档至指定文件夹，日后可以方便快速搜寻存档文件，极大提高了存档文件的使用效率。此外，可对存档文件的编辑、打印、下载、浏览等做严格的权限设定，非相应等级人员未经授权无法获悉，起到了很强的安全控制。